دوره تدريبيه مبسطه في برنامج ال Excel (شرح + صور)

[عُبادة]

شكرا جزيلا حسان

الاكسل برنامج اكثر من رائع ومتطور

ولكن معظمنا يجهل مهاراته

[حسان القضاة]

مقدمة في الصيغ

بسم الله الرحمن الرحيم



يقدم لنا الاكسل إمكانية كبيرة ومهمة لإجراء العمليات الحسابية على بيانات معينة مكتوبة مسبقاً وذلك عن طريق ما يسمى بالصيغ ، والصيغة Formula هي العلاقة القائمة بين كل من المراجع و الثوابت والتي تظهر نتيجتها كقيمة للخلية ، و هي معادلة تبدأ حتماً بإشارة يساوي ( = ) و إلا فتعتبر جملة حرفية :



نلاحظ من الشكل السابق أن الاكسل استطاع التعرف على صيغة "حساب حجم المكعب" في الخلية B6 وظهرت نتيجتها (81900) كقيمة لهذه الخلية ، و لكنه لم يستطع التعرف على ذات الصيغة في الخلية D6 وذلك بسبب عدم وضع إشارة المساواة في بداية تلك الصيغة ، حيث تعرف عليها على أنها نص B3*C3*D3 . ونلاحظ من الشكل السابق أن الصيغة تظهر في شريط الصيغة فقط ، أما نتيجتها فتظهر على الخلية التي تحتوي على هذه الصيغة ، وهذه النتيجة إما أن تكون نتيجة عددية أو نصية أو رمز خطأ معين (إذا كان هناك خطأ)



الصيغ إما أن تكون علاقة رياضية عادية (عملية حسابية معينة كالجمع و الطرح و الضرب و التقسيم ...الخ) ، مثال :



=(G8*U7)/125



أو تكون دالة Function ، مثال :



=MAX(R4:T8)



وقد تكون مزيج من النوعين ، مثال:



=(G8*U7)/INT($D$4)



بشكل عام فإن الصيغة تتكون من العناصر التالية :



1.الثوابت:



هي عبارة عن : الأرقام - التواريخ - النصوص ، وهذه الثوابت لا تتأثر بعملية التعبئة...



2. المراجع :



و قد تكون مراجع نسبية أو مطلقة ، وقد تكون في نفس ورقة العمل أو في ورقة عمل أخرى أو حتى في مصنف آخر (كما رأينا في الدروس السابقة)



ملاحظة:



أثناء كتابة الصيغ ، يمكننا إدراج المراجع (والتي تمثل متحولات في هذه الصيغ) بكتابة رمزها مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو تحفيزها باستخدام الفأرة على ورقة العمل وهذا قد يكون الأفضل :



نلاحظ من الشكل السابق كيف أننا نستطيع إضافة المراجع في الصيغ بسهولة ، وذلك عن طريق تحفيز المجالات التي تمثلها باستخدام الفأرة



3. عوامل التشغيل :



وهي العلاقة التي تربط كل من الثوابت و المراجع مع بعضها البعض ، وبالتالي فهي تؤثر بشكل مباشر على نتيجة الصيغة

إذا قمت بضم عدة عوامل تشغيل في صيغة واحدة فإنه يتوجب عليك الإلمام بالقواعد العامة لأسبقيات العمليات الحسابية ، حيث أن الاكسل يقوم بأداء العمليات بالترتيب التالي (الأفضلية من الأعلى إلى الأسفل) :



وعندما تحتوي الصيغة على عوامل تشغيل لها نفس الأسبقية (أي إذا كانت الصيغة مثلاً تحتوي على عاملي الضرب والقسمة معًا) فإن الاكسل يبدأ بتنفيذ العملية الحسابية من اليسار إلى اليمين ، مثال:




نلاحظ أن الصيغة السابقة تعطي النتيجة 48 ، وذلك لأن الاكسل قام بإجراء عملية القسمة قبل عملية الضرب (لأنها العملية الأولى من جهة اليسار)



و الآن إذا أردنا التأثير على قواعد الأسبقية فإننا نقوم بإحاطة الجزء المراد حسابه أولاً بقوسين ، مثال :



=D4*-G7^5



في الصيغة السابقة يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يرفعها إلى الأس 5 ، ومن ثم يقوم بضرب الناتج من العملية السابقة بالقيمة الموجودة في الخلية D4



لتغيير الترتيب السابق نقوم بإضافة الأقواس على الشكل التالي :



=(D4*-G7)^5



هنا يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يضربها بالقيمة الموجودة في الخلية D4 ، ومن ثم يرفع الرقم الناتج إلى الأس 5



وللتوضيح الزائد إليك المثال العددي التالي عله يزيل عنك الغموض المتبقي :



@@@ انتهى الدرس بعونه تعالى @@@

[حسان القضاة]

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة shatnawi_king_CS
شكرا جزيلا حسان

الاكسل برنامج اكثر من رائع ومتطور

ولكن معظمنا يجهل مهاراته



كل الشكر شطناوي على الرد ...

[حسان القضاة]

الدوال في الاكسل

بسم الله الرحمن الرحيم



يقدم لنا الاكسل عدد كبير من المعادلات المعدة مسبقاً و التي تدعى بالدوال ، وهي تؤمن لنا طرقاً مختصرة للحل بدلاً من استخدام صيغ طويلة أو معقدة



بشكل عام فإن الدالة هي عبارة عن برنامج يقوم بإعطاء مخرجات معينة (نتيجة الدالة) وذلك نتيجة قيامها بمعالجة مدخلات معينة (قيم مراجع الخلايا ، ثوابت ، قيم منطقية ، صيغ ، دالات أخرى ...الخ) ، ونتيجة هذه الدالة يمكن أن تكون قيمة عددية أو نص أو قيمة منطقية (True , False) أو رمز لخطأ معين



يمكن كتابة الدوال بشكل يدوي ، وذلك بكتابة اسم الدالة مباشرة بعد إشارة ( = ) :



نلاحظ من الشكل السابق ظهور تلميحة تعرض لنا الشكل العام لهذه الدالة و تحدد أنواع المدخلات (الوسائط) فيها ، ونلاحظ أنه يجب الفصل بين الوسائط التي تتألف منها الدالة بالفاصلة المنقوطة ( ; ) ، كما يجب حصر هذه الوسائط ضمن قوسين مستديرين يوضعان مباشرة بعد اسم الدالة ، مثال :

=VLOOKUP(S4;NPV!$A$2:$D$10;2;FALSE)

نلاحظ أن وسائط الدالة السابقة تمت إحاطتها بقوسين مستديرين ، كما أنه تم الفصل بين هذه الوسائط بالفاصلة المنقوطة ، ونلاحظ أن الدالة السابقة حوت على الوسائط التالية: مراجع NPV!$A$2:$D$10 ، وثوابت 2 ، وقيم منطقية FALSE



ملاحظة :



الأقواس هي من أحد الشروط اللازمة لكتابة الدوال وذلك حتى مع الدوال التي لا تحتوي على وسائط ، فالدالة PI (و التي تعطي القيمة العددية للثابت الرياضي الدائري) لا تحتاج إلى وسائط ومع ذلك يجب كتابتها بالشكل :

=PI()

أثناء كتابة رموز المجالات التي تمثل وسائط الدوال ، يمكن أن نكتب رمزها مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو تحفيزها باستخدام الفأرة على ورقة العمل ، وذلك كما في الشكل التالي :



بعد كتابة الدالة نضغط Enter لتطبيقها



رغم أن طريقة الكتابة اليدوية تتميز بالسرعة و عدم التعقيد ، إلا أنها تتطلب معرفة جيدة بالدوال التي يتم إدخالها ؛ وإنني أنصحك حالياً (إذا كنت مبتدئ) بعدم استعمال هذه الطريقة و الاستعانة بـ لاصق الدوال ، وذلك إلى حين تمكنك من الدوال بشكل جيد



إن استخدام لاصق الدوال أفضل (بالنسبة للمبتدئين) وذلك لإمكانية تحديد الوسائط (أو المدخلات) بطريقة متسلسلة وسهلة وبدون أن ننسى أي وسيط أو ننسى ترتيبه ، وبذلك نقلل قدر الإمكان من احتمال حدوث الأخطاء ــ وذلك لأن الترتيب مهم جداً ــ وسنحصل على خطأ إذا لم يكن ترتيب الوسائط أو عددها صحيحاً



لنستخدم لاصق الدوال في مثال الدرس السابق :



نحدد الخلية التي نريد لصق الدالة فيها ، ومن ثم نختار Function من القائمة Insert أو ننقر على زر لاصق الدوال FX الموجود على يسار شريط الصيغة ، لتظهر لدينا النافذة التالية :



نختار تصنيف الدالة من القائمة Select a category ومن ثم نحدد الدالة المطلوبة من المربع Select a function و نضغط OK لتظهر لدينا النافذة التالية :



نلاحظ وجود شرح مبسط للدالة ولوسائطها في الجزء السفلي من النافذتين السابقتين



نقوم بكتابة رموز المجالات (والتي تمثل وسائط الدالة) مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو عن طريق استخدام الفأرة لتحفيز المجال (و ننقر على زر الاختيار الموجود على يمين الصندوق إن لم يكن المجال واضحاً) ، ومن ثم نضغط Ok فيقوم الاكسل بلصق الدالة كما هو موضح في الشكل التالي :



عند التحرير ، ولسهولة التنقل وتغيير مدخلات أي دالة ما عليك سوى وضع مؤشر الكتابة في منتصف اسم الدالة (وذلك في شريط الصيغة) لتظهر لك تلميحة تبين الشكل العام ووسائط هذه الدالة ، وهنا ما عليك سوى الضغط على الوصلات الموجودة في تلك التلميحة ليتحدد لك مباشرة المجال الذي يخص الوسيط المطلوب لتعدل فيه كما تشاء ، مثال :



لتحرير الدالة باستخدام لاصق الدوال نضع مؤشر الكتابة في منتصف اسم الدالة (في شريط الصيغة) ، ومن ثم ننقر على زر لاصق الدوال FX الموجود على يسار شريط الصيغة :



فتظهر لدينا نافذة التحرير الخاصة بلاصق الدوال ، وهنا يمكنك التعديل في الدالة كما تشاء



ملاحظات :



1. الصيغة السابقة يمكن كتابتها بالشكل :

=PRODUCT(B33)

والشكلين السابقين لهما نفس النتيجة



2. يمكنك إنشاء دوال خاصة بك ، وذلك عن طريق لغة الفيجوال بيسك للتطبيقات Visual Basic For Applications - VBA ، وهذا يتطلب منك معرفة جيدة بهذه اللغة بالإضافة لمعرفة الطرق و الخصائص المستخدمة في هذه اللغة و الخاصة بمكونات مصنف الاكسل.

[حسان القضاة]

الفرق بين المرجع النسبي و المرجع المطلق

بسم الله الرحمن الرحيم



في سبيل فهم الفرق بين كل من المراجع النسبية و المراجع المطلقة نورد المثال التالي :

بفرض أننا نريد حساب قسط الاهتلاك السنوي لمجموعة من آلات منشأة معينة ، وذلك باستخدام طريقة القسط الثابت ، وبفرض أن العمر الإنتاجي لهذه الآلات متساوي ومقداره خمس سنوات . لنقم برسم الجدول التالي المعبر عن المسألة المطروحة :



نقوم أولاً بحساب القيمة القابلة للاهتلاك من كل آلة ، وذلك بإتباع الخطوات التالية :

نقوم بكتابة الصيغة =B5-C5 في الخلية D5 (كما هو موضح في الشكل السابق) . و نضع مؤشر الفأرة على مقبض السحب (المربع الصغير الموجود في الزاوية السفلية من النطاق المحدد) فيتحول المؤشر إلى صليب أسود صغير ، نقوم عندئذ بالضغط بالزر الأيسر للفأرة و نسحب المقبض إلى الحافة السفلية للخلية D8 فيتم حساب القيمة القابلة للاهتلاك لباقي الآلات



نقوم الآن بحساب قسط الاهتلاك السنوي للمطحنة بكتابة الصيغة =D5/D2 في الخلية E5 (كما هو موضح في الشكل السابق) ، حيث أن قسط الاهتلاك السنوي هو عبارة عن القيمة القابلة للاهتلاك مقسومة على عدد سنوات العمر الإنتاجي

نمسك المقبض ونسحبه إلى الحافة السفلية للخلية E8 .

ماذا تتوقع أن يحصل الآن ؟، سوف تقول أنه من البديهي أن يتم حساب قسط الاهتلاك السنوي لبقية الآلات ... ولكن وللأسف هذا لن يحصل أبداً وسوف تشاهد النتيجة التالية



هل تريد تفسيراً لما حصل .

بكل بساطة عندما قمنا بإمساك مقبض السحب وحركناه للأسفل ، قام الاكسل بإجراء بعض التغيرات على الصيغة الموجودة في الخلية الأساسية ، وذلك بزيادة رقم السطر في كل مرجع موجود في الصيغة وذلك بمقدار رقم واحد لكل خلية يتم تحريك المقبض إليها (باتجاه الأسفل) ، وهذه العملية تدعى بالتعبئة .

حيث أن الصيغ التي تم لصقها في الخلايا أصبحت على الشكل التالي :

الخلية E5 الصيغة =D5/D2

الخلية E6 الصيغة =D6/D3

الخلية E7 الصيغة =D7/D4

الخلية E8 الصيغة =D8/D5

وهذا يفسر ما حصل في الشكل السابق .



الحل لهذه المشكلة يكمن بتثبيت رقم الصفوف في المرجع D2 ، وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف لتصبح الصيغة في الخلية E5 كما في الشكل التالي (انظر إلى شريط الصيغة) :



نلاحظ أن الصيغ الموجودة في الخلايا أصبحت على الشكل التالي (طبعاً بعد إجراء عملية التعبئة) :

الخلية E5 الصيغة =D5/D$2

الخلية E6 الصيغة =D6/D$2

الخلية E7 الصيغة =D7/D$2

الخلية E8 الصيغة =D8/D$2



ملخص :

عندما نرغب بعدم تغير مرجع موجود في صيغة معينة (أثناء عملية التعبئة) نقوم بما يلي :

1. إذا كان اتجاه التعبئة إلى أعلى أو أسفل , نقوم بتثبيت الصفوف وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف ، مثال:

A$4

مرجع مطلق بالنسبة للصفوف ونسبي بالنسبة للأعمدة

2. إذا كان اتجاه التعبئة إلى اليمين أو اليسار , نقوم بتثبيت الأعمدة وذلك بوضع إشارة $ أمام الحرف الدال على العمود ،مثال:

$D2

مرجع نسبي بالنسبة للصفوف و مطلق بالنسبة للأعمدة

3. إذا كان اتجاه التعبئة بشكل قطري , نقوم بتثبيت الصفوف و الأعمدة معاً ، مثال:

$S$8

مرجع مطلق بالنسبة للصفوف و الأعمدة

مما سبق نلاحظ أننا نستطيع جعل تأثيرات التعبئة مثلاً متاحة بالنسبة للصفوف وغير متاحة بالنسبة للأعمدة ، وبالعكس



ملاحظة 1:

الحديث السابق كله كان في ظل نظام الترميز A1 ، أما في نظام الترميز R1C1 :



يكون المرجع مطلقاً إذا لم يحتوي على أقواس متوسطة ، أمثلة :



- المرجع R2C4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الواقعة في العامود الرابع و الصف الثاني

- النطاق R5 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الخامس

- النطاق R3:R6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من الثالث إلى السادس

- النطاق C3 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الثالث

- النطاق C7:C10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من السابع إلى العاشر

- النطاق R1C1:R9C6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الموجودة في النطاق المحصور بين الخلية الواقعة في الصف الأول و العامود الأول و الخلية الواقعة في الصف التاسع و العامود السادس



أما إذا احتوى المرجع على أقواس متوسطة فعندئذ يتحول إلى مرجع نسبي ، أمثلة :



- المرجع R[5]C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة صفوف للأسفل و في نفس العمود

- المرجع R[-2]C6 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة صفين للأعلى و في العامود السادس

- المرجع RC[-3] يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة ثلاثة أعمدة لليمين و في نفس الصف (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- المرجع R5C[5] يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة أعمدة لليسار و في الصف الخامس (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- النطاق C[4] يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الرابع لليسار (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- النطاق R[-3] يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الثالث للأعلى

- النطاق R5C[2]:R[7]C4 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين



وهناك مجموعة من المراجع التي تتضمن إشارة إلى الموضع الحالي ، وهذه المراجع تعتبر (من وجهة نظري) مراجع نسبية :



- النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الحالي

- النطاق R:R2 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من الصف الحالي إلى الصف الثاني

- المرجع RC4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الحالي و العامود الرابع

- النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الحالي

- النطاق C:C4 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من العامود الحالي إلى العامود الرابع

- المرجع R8C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الثامن و العامود الحالي

- النطاق RC7:R9C يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين



عندما تستخدم نظام الترميز R1C1 لا تستغرب عندما تكتشف أن الاكسل لا يجري أي تعديل على صيغة الخلية عند تعبئتها ، وذلك لأنك بنظرة بسيطة تستطيع أن تستنتج أن الصيغ التي تحتوي على مراجع نسبية تتأثر عند تغيير موضعها دون الحاجة إلى تغيير شكلها



ملاحظة 2:

هناك طريقة أخرى (غير طريقة السحب و الإفلات) لإجراء عملية التعبئة ، وتتلخص هذه الطريقة بما يلي :

1. قم بتظليل المنطقة التي تريد تعبئتها ، مع ملاحظة جعل الخلية التي سوف تتم التعبئة انطلاقاً منها نشطة .

2. من القائمة Edit اختر Fill ، ومن ثم قم باختيار اتجاه التعبئة .

[حسان القضاة]

المراجع متعددة الأبعاد

بسم الله الرحمن الرحيم

في كثير من الحالات نحتاج عند كتابة الصيغ أو عند كتابة بعض الدوال للإشارة إلى خلايا في أوراق عمل أخرى أو في مصنفات (ملفات) أخرى ، حيث أننا غالباً ما نفرز المهام التي نريد القيام بها على أوراق عمل متعددة مما يسهل علينا عميلة ترتيبها و التعامل معها ، كما أننا نميل لتوزيع مجموعات المهام على مصنفات متعددة وذلك من أجل تفادي وجود كمية كبيرة من العمليات التي تتطلب معالجة في مصنف عمل واحد وما ينتج عن ذلك من بطئ بسبب تحميل كمية ضخمة من البيانات على ذاكرة الحاسب ...

ويمكن توضيح كيفية الإشارة إلى مراجع موجودة في أوراق عمل أخرى أو في مصنفات عمل أخرى من خلال الأمثلة التالية :

E5

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف الخامس و العامود الخامس في نفس ورقة العمل التي نتعامل معها (مرجع أحادي البعد)

NPV!C10

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف العاشر و العامود الثالث في ورقة العمل NPV الموجودة في نفس المصنف الذي نتعامل معه (مرجع ثنائي البعد)

[Salary]Labour!B4

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف الرابع و العامود الثاني في ورقة العمل Labour و في المصنف Salary (مرجع ثلاثي البعد)

من الصيغ السابقة نلاحظ ما يلي :

1. يجب وضع قوسين متوسطين على طرفي اسم المصنف

2. يجب وضع إشارة تعجب بعد اسم ورقة العمل

3. يجب التقيد بالترتيب : اسم المصنف – اسم ورقة العمل – النطاق ، وعدم الفصل بينهما بالمسافات

ملاحظات :

1. يمكنك استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في الدالات التالية فقط: SUM، AVERAGE، AVERAGEA، COUNT، COUNTA، MAX، MAXA، MIN، MINA، PRODUCT، STDEV، STDEVA، STDEVP، STDEVPA، VAR، VARA، VARP, و VARPA . وللتغلب على هذه المشكلة تستطيع استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في الدوال بشكل غير مباشر ، وذلك عن طريق توسيط خلية ثالثة (يتم إخفاءها) للدلالة على المرجع الثلاثي البعد ومن ثم تتم الإشارة إلى هذه الخلية عند كتابة الدوال

2. لا يمكنك استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في صيغ الصفيف و التقاطع الضمني (سوف يتم شرح هذه الصيغ إن شاء الله في الدروس القادمة)

3. عند الإشارة إلى مرجع معرف باسم محدد ، في هذه الحالة نحن لسنا ملزمين بتحديد ورقة العمل التي ينتمي إليها هذا المرجع وذلك لأن هذا الاسم مخصص لذلك المرجع بالتحديد دون غيره من المراجع و يستحيل وجود مرجعان في مصنف واحد معرفان بنفس الاسم (لمعرفة المزيد عن تعريف المراجع بالأسماء يمكنك الرجوع إلى الدرس السابق المراجع وطرق الإشارة إليها ) ، أمثلة :

=COUNT(pays)

الدالة السابقة تحسب عدد الخلايا التي تحتوي على قيم في نطاق الخلايا pays الموجود في نفس مصنف العمل ، لا حظ عدم ذكر اسم ورقة العمل التي تحتوي على النطاق السابق

= AVERAGE(account!creditors)

الدالة السابقة تحسب متوسط القيم الموجودة في نطاق الخلايا creditors الموجود في المصنف account ، لاحظ أننا وضعنا إشارة التعجب بعد اسم المصنف بدلاً من اسم ورقة العمل التي لم يعد هناك داعي لذكرها

كتابة المراجع الثلاثية الأبعاد ليست بالبساطة التي عرضناها قبل قليل ، ولإيصال الفكرة بشكل واضح نورد المثال التالي :



نلاحظ أنه يوجد في المجلد Excel Files أربعة ملفات هي : m1.xls ، Salary.xls ، Bending.xls ، Calendar.xls

إذا أردت أن تنشئ في خلية موجودة في الملف (المصنف) **** مرجعاً للخلية C4 الموجودة في الملف (المصنف) m1 وفي ورقة العمل mah فماذا تفعل؟ وكيف ستشير موقع المصنف؟

الخطوة الأولى التي يجب عليك القيام بها هي كتابة المرجع كما تعلمنا سابقاً ، وذلك على الشكل السابق :

=[m1]mah!C4

عند إدخال المرجع السابق تظهر لك النافذة التالية:



هنا يطلب منك الاكسل تحديد موقع الملف (المصنف) الذي قمت بالإشارة إليه ، حدد الملف المقصود واضغط OK

حسب خبرتي لن يكون الاكسل بحاجة لمساعدتك في تحديد موقع المصنف في حالتين اثنتين :

1. عندما يكون المصنف m1 مفتوح وقيد الاستخدام في وقت إدراج المرجع

2. عند وجود خلايا أخرى في المصنف **** تحتوي على مراجع تشير إلى المصنف m1



هناك طريقة بسيطة لإنشاء المراجع المختلفة ، كما أنها طريقة مناسبة لتفادي التعقيدات السابقة :

نقوم بفتح المصنفين (الملفين) **** و m1 في نفس الوقت ، ومن ثم نقوم بنسخ الخلية C4 الموجودة في المصنف m1 عن طريق الخيار Copy من القائمة Edit ، وبعدها نقوم بالنقر فوق القائمة Window ونختار **** ، كما في الشكل التالي:



بعدها نحدد الخلية الموجودة في المصنف **** والتي نريد إدراج المرجع فيها ، و ننقر فوق القائمة Edit ونختار منها Paste Special فتظهر لدينا النافذة التالية :



نقوم بالضغط على الزر Paste Link فيقوم الاكسل بإدراج المرجع في الخلية

من تجربتي لاحظت أن الاكسل يتحسس المواضع النسبية للمصنفات المرتبطة مع بعضها ، وهذه الميزة تساعدك في نشر أعماك وتشغيلها في أجهزة أصدقائك دون أية مشاكل ، حيث أن المثال السابق يعمل بشكل صحيح مادام الملف **** و المجلد Excel Files موجودان في مستوى واحد على القرص .

السؤال المطروح الآن هو أنه إذا غيرنا محتوى الخلية C4 الموجودة في المصنف m1 ، هل سينعكس التغيير بشكل تلقائي على الخلية الموجود فيها المرجع ؟ وما هي الضوابط التي تحكم عملية تحديث هذه الارتباطات ؟ . الإجابة على هذه الأسئلة نتركها للدرس القادم .

[حسان القضاة]

التحكم في عملية تحديث المراجع البعيدة (الثلاثية الأبعاد)


بسم الله الرحمن الرحيم



في الدرس السابق استطعنا أن ندرج في خلية موجودة في المصنف **** (المصنف الوجهة) مرجع للخلية C4 الموجودة في المصنف m1 (المصنف المصدر) . أرجو أن تكون قد تذكرت المثال لأننا سنحتاجه في هذا الدرس ...



ـ إذا فتحت المصنف **** و لم يكن المصنف m1 مفتوح ، تظهر لك النافذة التالية :



هنا يخيرك الاكسل بين تحديث البيانات بالرجوع إلى المصنف m1 (دون فتحه) أو البقاء على البيانات القديمة دون تعديل



يمكنك إعلام الاكسل بعدم إظهار النافذة السابقة وإجراء التحديث بدون السؤال ، وذلك كما يلي :



1. في القائمة Tools، انقر فوق Options، ثم انقر فوق علامة التبويب Edit.

2. قم بإلغاء التحديد في خانة الاختيار Ask to update automatic links، انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :



عند مسح التحديد في هذه الخانة يتم تحديث الارتباطات (المراجع البعيدة) تلقائياً عند كل فتح لمصنف الوجهة (المصنف **** في مثالنا السابق) وذلك دون عرض أي رسالة مطالبة بالتحديث ، ويستمر هذا التحديث ما دام المصنف المصدر (المصنف m1 في مثالنا السابق) مفتوح



الخيار السابق يعتبر من إعدادات الاكسل الخاصة بالمستخدم الحالي ويؤثر على كافة مصنفات الاكسل التي تشغل بواسطة هذا المستخدم ، وفي هذه الحالة فإني أنصحك ألا تتوقع عمل هذا الخيار إذا قمت بتشغيل الملف في جهاز صديقك أو في نظام تشغيل آخر في جهازك أو حتى إذا قمت بتبديل المستخدم في نظام تشغيلك الحالي ، أَلْهمَ إلا إذا كان هذا الخيار مفعّل في بيئة العمل الجديدة



كما ذكرنا سابقاً فإن التحديث التلقائي للارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة يستمر مادام المصنف المصدر مفتوح وقيد الاستخدام ، ولكن ماذا تفعل إذا كنت تريد تحديث الارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة وذلك دون فتح المصنف المصدر ؟



في الطريقة التالية حل لمشكلتك السابقة :



قم باختيار Links من القائمة Edit لتظهر لك النافذة التالية :



نلاحظ من الشكل السابق أنه يوجد لدينا ارتباطات مع أربعة مصنفات هي : m1.xls ، Salary.xls ، Bending.xls ، Calendar.xls



- من العامود Source نحدد مصدر البيانات (المصنف) المطلوب تحديث الارتباطات معه ، ونضغط على الزر Update Values فيقوم الاكسل بتحديث كافة الارتباطات مع المصنف المحدد وذلك دون فتحه



- لتغيير مصدر البيانات المحدد نضغط فوق Change Source ونختار مصدر البيانات الجديد ، حيث تتحول كافة الارتباطات مع مصدر البيانات القديم إلى مصدر البيانات الجديد



- لفتح مصدر البيانات المحدد نضغط فوق الزر Open Source



- لقطع الارتباط بمصدر البيانات المحدد نضغط فوق Break Link، حيث يتم تحويل كافة الصيغ التي تستخدم هذا المصدر إلى قيمها الحالية ، أي يتم حذف الصيغ التي تستخدم مصدر البيانات القديم وتبدل بالقيمة التي كانت تعطيها عند قطع الارتباط



- الخيار Check Status يبين حالة مصادر البيانات ، وبالتالي فإن هذا الخيار يساعدنا في اختيار أسلوب التعامل مع هذه المصادر ، وذلك من خلال الرسائل التي يزودنا بها الاكسل في العامود Status



- بالضغط فوق الزر Startup Prompt تظهر لنا النافذة التالية :



والآن :



1. إذا كنت تريد إبقاء الخيار للمستخدمين بعرض إنذار التحديث أو لا ، قم باختيار الخيار الأول

2. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار وعدم إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثاني

3. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار و إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثالث



ملاحظات :



1. الكلام السابق كله لا ينطبق فقط على المراجع البعيدة المستخدمة في الصيغ ، وإنما ينطبق أيضاً على المراجع البعيدة المستخدمة في المخططات البيانية و تقارير الاكسل المختلفة كتقرير Pivot Table



2. إذا قمت بتحديث المراجع البعيدة وبقيت قيمة الصيغة (التي تحتوي على هذه المراجع) على حالها دون تغيير ، فاعرف أن حساب الصيغ في مصنفك يتم بشكل يدوي . لا تقلق إذا لم تفهم ما قلته ، لأن هذا الكلام سيتم شرحه مفصلاً إن شاء الله في الدروس القادمة ، وما عليك الآن سوى الضغط على المفتاح F9 ليتم حساب الصيغ في مصنفك

[amed_s_a]

ألف مبروك .. لقد سعدت بهذا الخبر

[شذى البنفسج]